În România, comunicarea electronică cu ANAF și alte instituții publice se face prin intermediul certificatului digital calificat, Spațiului Privat Virtual (SPV) și, începând cu 2024, prin sistemul e-Factura, obligatoriu pentru multe entități. Acest ghid detaliază pașii necesari pentru a beneficia de toate aceste servicii.

Ce este certificatul digital calificat?

Certificatul digital calificat este un instrument electronic care permite semnarea documentelor cu valoare legală. Acesta este emis de furnizori autorizați de servicii de încredere, conform Regulamentului eIDAS. Cu ajutorul acestui certificat poți:

• Semna declarații fiscale (ex: D112, D100, D300 etc.)

• Accesa SPV și alte servicii publice electronice precum RO eFactură și RO eTransport

• Trimite documente cu semnătură electronică valabilă legal

Cum obții certificatul digital calificat?

Pașii principali:

1. Alege un furnizor autorizat

   Alegeți un furnizor de certificat digital din lista publicată pe site-ul Autorității pentru Digitalizarea României (ADR): https://www.adr.gov.ro/semnatura-electronica-trusted-list/

2. Procedați cu achiziția: online (pe site-ul furnizorului) sau on-site

3. Verificare identitate (KYC)
   Poți alege între:

   • Identificare video online în cazul certificatelor comandate online

   • Prezentare fizică la un punct de lucru în cazul în care ați optat pentru achiziția on-site

4. Costul certificatului
   Prețul variază între 40 și 60 euro/an + TVA.

5. Primești certificatul

   • Pe un token USB criptat (în format fizic)

   • Sau varianta cloud, în funcție alegerea Dvs.

Înregistrarea certificatului digital la ANAF

După ce ai obținut certificatul digital, trebuie să îl înregistrezi la ANAF pentru a putea depune declarații, a accesa SPV si a avea acces la sistemul RO eFactura si RO eTransport:

1. Accesează https://www.anaf.ro/InregPersFizicePublic/formularjuridice.jsp

2. Completează datele din formular. Informațiile se obțin din Cartea de Identitate a persoanei în cauză și datele de identificare al societății 

3. La câmpul Document de confirmare, urmați pașii furnizorului pentru obținerea documentului. De obicei acesta este un PDF inteligent obținut pe site-ul furnizorului care se completează de Dvs. după care se trimite către furnizor pentru contrasemnare.
   Atenție: documentul PDF trebuie să conțină datele de indentificare a persoanei, semnătura Dvs. electronică și semnătura furnizorului de semnătură electronica. Nu modificați în nici un fel documentul după ce obțineți semnătura furnizorului. Orice modificare ulterioară rezultă o eroare pe pagina de înregistrare la ANAF.
4. La câmpul Documente justificative, se încarcă o arhivă ZIP care conține următoarele documente:
   1. Carte de identitiate solicitant, semnat electronic cu semnătura electronică (se recomandă folosirea programului Adobe Reader)
   2. Documentul care atestă calitatea Dvs. de Reprezentant sau Împuternicit, în funcție de selectia Dvs. din pasul 1 (ex. Actul constitutiv sau un Certificat constatator obținut de la ONRC dar nu mai vechi de 30 de zile), semnat electronic cu semnătura electronică (se recomandă folosirea programului Adobe Reader)
   3. În cazul în care ați selectat Împuternicit, se va întocmi o împuternicire, semnat electronic cu semnătura electronică (se recomandă folosirea programului Adobe Reader)

5. În cazul în care au fost respectate pașii de mai sus, veți primi un e-mail de confirmare în următoarele zile.
   Notă: certificatul digital devine activ în relația cu ANAF la 24 de ore dupa primirea mail-ului de confirmare

Ce urmează?

În timp ce aștepti confirmarea, te poți înregistra pe platforma Conta365 și să configurezi compania sau companiile tale.

După trecerea celor 24 de ore de la confirmare, poți reveni la configurația companiei tale unde va trebui să autorizezi aplicația Conta365 în relația cu ANAF prin acționarea butonului Autorizare ANAF.

În cazul unei erori te rugăm să verifici dacă CUI-ul companiei tale apare in SPV. Acest lucru se poate verifica prin accesarea site-ului ANAF, secțiunea Autentificare RO eFactura / RO eTransport / eTVA. În cazul în care nu apare CUI-ul, înseamnă că încă nu este completă configurația la ANAF.

În cazul în care întâmpini dificultăți, ne poți contacta prin formularul de contact.

Sfaturi utile:

• Asigură-te că certificatul digital este valabil (verifică data de expirare).

• Reînnoiește-l cu cel puțin 30 de zile înainte de expirare.

• Activează notificările prin e-mail pentru a nu rata comunicări importante.