Șabloane de documente

📑 Șabloane de Documente și Anexe: Automatizarea HR

Sistemul de șabloane din Conta365 îți permite să generezi instantaneu documente complexe (Contracte, Acte Adiționale, Decizii), eliminând necesitatea de a completa manual datele angajatului în Word.

🗂️ Tipuri de șabloane

1. Șabloane Documente: Documentul principal aferent unei operațiuni REGES (ex: Contract Individual de Muncă, Decizie Suspendare).

2. Șabloane Anexe: Documente secundare care însoțesc documentul principal (ex: Declarație de luare la cunoștință, Fișa postului, Înștiințare preaviz). Anexele pot fi asociate unuia sau mai multor șabloane principale.

➕ Adăugarea unui șablon nou

Pentru a crea un document personalizat de la zero:

1. Navighează la Resurse Umane -> Șabloane documente.

2. Apasă butonul Adăugare.

3. Completează datele de identificare:

   • Denumire șablon: Un nume clar (ex: „CIM – Timp Parțial”).

   • Categorie șablon: Alege operațiunea REGES corespunzătoare (Înregistrare contract, Suspendare, etc.). Aceasta determină ce variabile vor fi disponibile.

   • Anexe: Selectează din listă documentele ce dorești să fie generate automat împreună cu acest șablon.

4. Editare Conținut: Scrie sau lipește textul documentului în editorul principal.

✏️ Modificarea unui șablon

Poți actualiza oricând clauzele contractuale sau designul documentului:

1. Identifică șablonul în listă și apasă pe butonul Modifică.

2. Poți schimba textul, adăuga noi anexe sau marca șablonul ca Inactiv (dacă dorești să nu mai fie folosit, dar să păstrezi structura lui pentru viitor).

3. După salvare, toate documentele generate ulterior vor folosi noua versiune.

🗑️ Ștergerea unui șablon

1. Apasă pe butonul de Ștergere (coș de gunoi).

2. Notă: Ștergerea unui șablon nu afectează documentele deja generate și salvate în fișele angajaților, ci doar elimină posibilitatea de a mai folosi acel model pentru viitor.

🧬 Utilizarea Variabilelor (Înlocuirea Automată)

Secretul automatizării stă în folosirea „tag-urilor” care extrag datele din baza de date. În partea dreaptă a editorului, vei găsi lista tuturor câmpurilor disponibile. Un simplu click pe variabilă o va insera automat în text, la poziția cursorului.

Câmpuri REGES: Sunt datele standard, regăsite în REGES.
Exemplu: {{ nume_salariat }}, {{ salariu_brut_lunar }}.

Câmpuri Suplimentare: Sunt datele personalizate create de tine.
Exemplu: {{ emitent_ci_info }}, {{ zile_concediu_info }}.
Citește mai multe informații despre câmpurile suplimentare.

Cum funcționează: Când generezi documentul, sistemul va înlocui {{ nume_salariat }} cu „Popescu” și {{ salariu_brut_lunar }} cu „5000”.

📥 Importul Șabloanelor Predefinite

Dacă nu dorești să creezi totul de la zero, poți folosi biblioteca Conta365:

1. Accesează funcția de Import Șabloane.

2. Alege modelele dorite (ex: Contract nou).

   

3. Sistemul va importa automat:

   • Documentul principal (textul complet).

   • Anexele asociate.

   • Câmpurile opționale necesare pentru acel document.

   • Această metodă este cea mai rapidă cale de a începe lucrul corect și legal.

Șabloanele pot fi previzualizate, cu date exemple, înainte de a fi importate.