📄 Generarea Documentelor: Automatizare și Conformitate
În Conta365, generarea documentelor nu mai este o sarcină manuală consumatoare de timp. Sistemul transformă datele introduse în contracte, decizii și acte adiționale gata de semnat, eliminând erorile de redactare și asigurând un aspect profesional uniform.
⚙️ Cum funcționează procesul?
Sistemul funcționează ca un motor inteligent de asamblare. La fiecare operațiune (ex: un contract nou sau o suspendare), platforma preia automat informațiile din:
Profilul salariatului (nume, CNP, adresă).
Contractul activ (funcție, salariu, vechime).
Câmpurile suplimentare (serie CI, număr zile concediu, emitent).
Detaliile operațiunii curente (data încetării, motivul suspendării).
Aceste date sunt inserate instantaneu în locul „variabilelor” din șabloanele tale, generând un document PDF sau Word complet.
🎭 Suport pentru șabloane multiple
Știm că un singur model de contract nu se potrivește tuturor. De aceea, Conta365 îți permite să alegi șablonul potrivit în momentul generării:
Exemplu: Pentru o angajare nouă, poți avea un șablon pentru Personal Execuție și unul pentru Management.
În momentul generării, selectezi manual varianta dorită din lista derulantă.
Rezultat: Documentul este adaptat clauzelor specifice funcției, fără ca tu să modifici manual textul.
📂 Unde găsești documentele generate?
Nu este nevoie să cauți prin foldere în calculator. Toate actele sunt arhivate digital în fișa angajatului:
Navighează la Salariat -> secțiunea Documente.
Aici vei găsi două categorii:
Documente automate: Tot ce a generat sistemul.
Documente încărcate: Scanări (CI, diplome) adăugate manual de tine.
🔍 Trasabilitate și Siguranță
Fiecare document este legat direct de o acțiune din Istoric Salariat. Acest lucru înseamnă că:
Știi exact când și de ce a fost generat un document.
Ai o evidență clară pentru controalele ITM sau audituri interne.
Identifici rapid deciziile care au stat la baza unei raportări în REGES.
✅ Beneficii pe scurt
🚀 Viteză: Documente gata în câteva secunde.
🛡️ Siguranță: Elimini riscul de a greși CNP-ul sau salariul în textul contractului.
📏 Uniformitate: Toate documentele firmei au același format și stil.
🕒 Economie: Reduci timpul alocat birocrației cu până la 90%.