📁 Import Portofoliu Clienți Existenti
Acest procedeu permite firmelor de contabilitate să își invite clienții actuali pe platforma Conta365. Procesul presupune identificarea automată a companiilor pe baza certificatului digital înregistrat la ANAF, invitarea clienților să își creeze cont și acceptarea parteneriatului de colaborare.
📋 Cerințe preliminare
Înainte de a începe, asigurați-vă că:
Profilul Firmei: Aveți un cont creat pentru compania de contabilitate și ați bifat opțiunea “Prestez servicii contabilitate”.
Semnătura Electronică: Certificatul digital este instalat pe PC, iar token-ul (stick-ul USB) este conectat.
Date Clienți: Aveți pregătite numele administratorilor, adresele de e-mail și numerele de telefon ale companiilor clienți.
🚀 Pasul 1: Autorizarea RO e-Factura pentru firma de contabilitate
Această etapă este cheia care deblochează vizualizarea portofoliului prin intermediul semnăturii digitale.
Navigați la meniul Integrări -> modulul RO e-Factura.
Apăsați butonul Activare, apoi Configurare integrare.
Lansați procesul de autorizare (va fi necesară introducerea parolei semnăturii digitale).
După finalizare, veți vedea o bifă verde și mesajul de succes.
🔍 Pasul 2: Interogarea portofoliului pe baza semnăturii
Accesați meniul Administrare companii.
În partea superioară a ecranului, sistemul va afișa o notificare cu numărul de entități pentru care s-a găsit o conexiune validă între semnătura dumneavoastră și baza de date ANAF.
✉️ Pasul 3: Trimiterea invitațiilor către clienți
Apăsați butonul Adaugă companiile.
Sistemul va afișa denumirile și CUI-urile companiilor
.Completare date: Introduceți pentru fiecare client numele reprezentantului, adresa de e-mail și telefonul.
Asociați conturile cu firma dumneavoastră de contabilitate și apăsați Trimite invitație.
⚠️ Atenție: Procedura trimite notificări clienților, însă crearea efectivă a contului și acceptul de colaborare rămân în sarcina și la latitudinea acestora.
⏳ Pasul 4: Acțiunea clientului
Clientul primește un e-mail de invitație.
La crearea contului (prin validarea link-ului primit), compania acestuia se va adăuga instantaneu în portofoliul lui, fără a mai fi nevoie să introducă manual datele firmei.
🤝 Pasul 5: Finalizarea și verificarea conexiunii
Pentru a activa colaborarea:
Clientul trebuie să acceseze meniul Notificări și Invitații (sau clopoțelul din bara de sus).
Clientul va da Accept invitației de colaborare transmise de dumneavoastră.
Verificare: În meniul dumneavoastră de Administrare companii, veți vedea acum:
Firmele proprii (de contabilitate).
Firmele colaboratoare (clienții care au acceptat invitația).
🛠️ Ceva nu funcționează? Check-list rapid:
Activitate: Verificați dacă firma dumneavoastră este setată ca “Furnizor de servicii contabilitate”.
Conexiune: Asigurați-vă că integrarea RO e-Factura este activă (bifa verde). Fără ea, portofoliul nu poate fi interogat.
Comunicare: Anunțați clienții că vor primi acest e-mail. Invitațiile expiră automat după 15 zile.